Publicado el jueves 20 de mayo del 2021 a las 11:38.

RICOH PROPONE CINCO BENEFICIOS DE GESTIONAR EL CONTENIDO EMPRESARIAL


Ricoh presentó cinco beneficios que genera una solución ECM (Enterprise Content Management) o Gestión de Contenido Empresarial por sus siglas en inglés, dado que en la actualidad las empresas producen cada vez más información a través de sus departamentos y resulta difícil para las personas de un área administrar y mantener organizados sus propios datos.

 

Un ECM no solo almacena contenido, los hace de manera inteligente y útil. Al etiquetar cada fragmento de contenido con metadatos (información de búsqueda sobre el contenido), cualquiera que tenga acceso al área donde reside puede encontrarlo y compartirlo fácilmente. Además, se puede rastrear de acuerdo con los estándares de cumplimiento de la información.

 

La gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida se vuelve más automatizada, lo que simplifica los procesos manteniendo  el cumplimiento de la política de retención de documentos.

 

Para algunas empresas, una solución ECM hace posible la inteligencia empresarial. Las soluciones avanzadas de captura extraen los datos de los documentos para su análisis, transformando su contenido en inteligencia empresarial y facilitando el proceso de toma de decisiones.

 

“La información y los datos son el elemento vital de las empresas. La forma en que se encuentra, se  accede, se mueve y se almacena la información es el objetivo principal del desarrollo de una estrategia  de gestión de contenido empresarial” dijo Germán Zelalia, Director Comercial de Ricoh Argentina.

 

Estos son los cinco beneficios detectados por Ricoh cuando una empresa gestiona su contenido empresarial:

 

1. MEJORAR EL ACCESO Y LA CAPACIDAD DE RESPUESTA

 

¿Ha perdido alguna vez un documento? Como la mayoría de las personas, la respuesta probablemente sea  sí. Es enloquecedor, ¿verdad? Y es peor cuando uno de los representantes de servicio al cliente  no pueden encontrar un documento cuando hablan con un cliente.

 

Crear una forma centralizada y estructurada de organizar y manejar los documentos y contenido reduce  el riesgo de pérdida de documentos o datos faltantes. Esto asegura que la información esté disponible  para sus empleados cuando lo necesiten. Y cuando tienen lo que necesitan, pueden ser más receptivos  con sus clientes, proveedores, y entre ellos.

 

2. APOYAR EL TRABAJO REMOTO

 

Este objetivo puede ser relativamente nuevo, pero sin dudas uno de los más importantes en la  actualidad. La mayoría del contenido actual se crea y almacena digitalmente. Esto lo hace ideal para  una fuerza de trabajo remota.

 

¿El reto? Tener todo el contenido protegido, organizado y accesible. Una solución de gestión de  contenido empresarial implementa los procesos, herramientas y sistemas necesarios para lograrlo,  convirtiendo cualquier lugar en un espacio de trabajo. Con acceso a Internet y una conexión VPN, los  empleados autorizados pueden acceder a documentos, datos y otro contenido para trabajar, revisar o  aprobar, manteniendo los flujos de trabajo digitales en movimiento.

 

3. OPTIMIZAR Y CREAR FLUJOS DE TRABAJO ÁGILES

 

Las empresas saben que los flujos de trabajo estructurados digitales y automatizados les permiten  responder más rápido a las solicitudes de los clientes, aumentando la velocidad a la que hacen negocios.

 

Muchas soluciones de gestión de contenido incluyen herramientas de automatización del flujo de trabajo,  lo que permite a las empresas aumentar la velocidad de respuesta. Los empleados pueden completar  sus tareas trabajando desde cualquier lugar. Casi todas las soluciones permiten a las empresas crear  flujos de trabajo para procesos recurrentes como AP / AR (algunos incluso tienen flujos de trabajo  integrados).

 

4. INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LOS EMPLEADOS

 

Los documentos interfieren con la productividad cuando necesitan viajar de una PC a otra y vivir en  sistemas desconectados. La centralización, el control de acceso y la estructura que ofrece la gestión de  contenido empresarial eliminan las barreras a la productividad. Al eliminar el elemento físico del  movimiento, los empleados pueden recuperar documentos, interactuar con ellos y almacenarlos  rápidamente. Muchas soluciones ofrecen captura automatizada para reducir tareas manuales como la  entrada de datos. Además, al almacenar todo el contenido digitalmente y en una única ubicación, los  empleados pueden seguir siendo productivos dondequiera que se encuentren.

 

5. GARANTIZAR LA CONTINUIDAD EMPRESARIAL

 

Los documentos almacenados digitalmente se pueden respaldar fácilmente. Y las soluciones de  respaldo en la nube y recuperación ante desastres como servicio (DRaaS) facilitan el almacenamiento  de su contenido respaldado fuera del sitio. Las soluciones de gestión de contenido empresarial basados  en la nube suelen ofrecer redundancias en varias ubicaciones. Tanto un servicio como una plataforma,  estas soluciones brindan a las empresas la comodidad de las garantías de tiempo de actividad, lo que  significa que su contenido y datos no solo están respaldados, sino que se garantiza que estarán  disponibles. En un mundo donde la fuerza laboral remota se ha convertido en la norma, estas garantías  de tiempo de actividad ayudan a cumplir los objetivos de continuidad del negocio.

 

Un ejemplo de ECM o solución de gestión de contenido empresarial es Docuware, con el cual se puede digitalizar y asegurar la información o un proceso de tu negocio o institución para compartirla exitosamente con los  colaboradores, clientes y proveedores desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier  momento. Éste es el nuevo ritmo de productividad del corazón de los negocios.

 

Fuente: enfasys.net

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