Hasta no hace mucho tiempo, las reuniones virtuales, a través de cualquiera de las plataformas que propone el mercado, requerían la elaboración de minutas, resúmenes o recordatorios. En términos de procesos, esto significaba que alguien (a veces uno por departamento) tomaba nota de las tareas, compromisos, conclusiones, directivas, pendientes, designaciones (quién es responsable de qué cosa), fechas de entrega, referencias a mails o archivos… y un largo etcétera, para luego pasarlo a los demás incumbentes.
Hoy, las herramientas potenciadas por IA que ya están corriendo sobre estas plataformas de colaboración (junto con otras que se están abriendo paso rápidamente en la preferencia de los usuarios) permiten revisar rápidamente cualquier meeting online para saber en qué momento se hizo referencia a un departamento o a determinado participante de la reunión, qué se dijo de él, puntos salientes o los temas tratados (y las conclusiones), rescatar montos y fechas…
La primera consecuencia de lo anterior es que ese empleado (cualquiera fuera su rol, pero no es difícil imaginar a un ejecutivo junior de Marketing o Ventas) queda liberado de esta tarea subalterna para prestar atención a los intercambios que se producen en tiempo real a lo largo de la reunión. Esto tiene un impacto fuerte en el sentido de pertenencia de dicho empleado, que luego bien podría traducirse en mayor involucramiento y participación más activa en otros procesos.
También puede darse el caso de que que este mismo empleado siga a cargo de las minutas para su área o para toda la organización –incluso con la ayudita de la IA–, pero ahora cuenta con una suerte de “respaldo”, que lo ayuda a ser más eficiente en la recopilación de la información pertinente. Esto tiene dos implicancias: menos estrés y una mayor eficiencia en el uso de su tiempo. O, dicho de otra forma: las cosas salen más rápidamente y mejor.
Vaya lo anterior como ejemplo de la forma en que la automatización de procesos con involucramiento de la inteligencia artificial puede alivianar la mochila de los empleados, tanto los que tienen grandes responsabilidades en la gestión, como los que comienzan a navegar los meandros de su función y están formándose.
Tres escenarios de potencial alto impacto
Desde hace tiempo, la automatización del flujo del trabajo viene aportando beneficios sustanciales a las organizaciones, no sólo en términos de reducción de la intervención humana en procesos repetitivos o de rutina (lo que conlleva también a una reducción de la discrecionalidad y los errores humanos, y a un mayor aprovechamiento del talento del empleado en la generación de valor), sino también por la posibilidad de escalar en capacidad sin necesidad de incorporar nuevos recursos.
La cara más luminosa de la automatización surge cuando se la aplica a tareas repetitivas y de poco valor (pero igualmente necesarias) que son las que “lastran” la agenda de los profesionales e interfieren con su productividad, su creatividad, su descanso y, en última instancia, su salud. En los últimos tiempos, y al agregar capacidades de IA, las posibilidades de esa automatización se multiplican, permitiendo abordar escenarios hasta ahora no explorados. Algunos ejemplos:
Contrataciones en línea. Hubo un tiempo en que para contratar un servicio se requería un agente que asesorara sobre los distintos “sabores” del servicio que se quería contratar, qué aspectos cubre, costos, plazos, excepciones. Los casos más típicos se dan en Finanzas y Seguros. Los portales web fueron un gran avance en la automatización de ciertas contrataciones, pero no pueden lidiar con una miríada de casos particulares. En la actualidad, con distintos grados de avance, se está ensayando el uso de chatbots que emplean lenguaje natural para responder estas dudas y asesorar sobre los requisitos y la documentación necesaria previa a la contratación, lo cual tiene un impacto directo en el aprovechamiento del personal especializado.
Consultoría legal y técnica. Del mismo modo en que los chatbots inteligentes (devenidos en verdaderos agentes virtuales) pueden ayudar a disipar las dudas de los eventuales clientes y suscriptores, también pueden ayudar a consultores de todo tipo en el procesamiento y la “digestión” de estándares y normativas legales o técnicas, optimizando el tiempo de estos empleados y habilitando un recurso al que pueden recurrir en caso de dudas para minimizar respuestas poco satisfactorias a los clientes.
Elaboración de informes y presupuestos. La IA Generativa permite hoy en día acceder a la información necesaria (de un conjunto de documentos y bases de datos que puede ser tan limitado o amplio como convenga) para elaborar de manera automática los presupuestos y los informes sectoriales a demanda. Es posible que, al principio, este tipo de sistemas requiera de una cierta intervención (por ejemplo, aprobación antes de ser enviada la respuesta), pero en la medida en que el sistema incorpora reglas, ajustes y fuentes más precisas, volviéndose más confiable, va ganando en autonomía.
Éstos son sólo algunos de los ejemplos que pueden contribuir a mejorar la productividad del empleado o el ejecutivo, bajar su nivel de estrés e incrementar su aporte de valor a la organización merced a la incorporación de nuevas tecnologías. Con todo, a cada minuto surgen nuevos casos de uso, incluso en industrias que no necesariamente se caracterizaban por su nivel de innovación.
Fuente: yelsolutions.net
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